3. Comunicación organizacional. 3.1 Sistemas y modelos de comportamiento organizacional

3. Comunicación organizacional. 3.1 Sistemas y modelos de comportamiento organizacional

El comportamiento organizacional es un campo de estudio en el que se investiga el impacto que individuos, grupos y estructuras tienen en la conducta dentro de las organizaciones, con la finalidad de aplicar estos conocimientos a la mejora de su eficacia y al cumplimento de sus objetivos.

Los modelos de comportamiento organizacional articulan 3 tipos de análisis:

·        Individual: Usa las aportaciones de la psicología al comportamiento de una persona dentro de la organización.

·       Grupal: Se aplican los conceptos aportados por la psicología social y la sociología.

·     Análisis del sistema organizacional: Se usan los conceptos y aportaciones de la antropología y de la sociología.

Las variables que intervienen en el análisis del comportamiento organizacional son las siguientes:

·         Productividad.

·         Relación eficiencia-eficacia para alcanzar los objetivos institucionales.

·         Ausentismo que incrementa los gastos de operación, por la contratación de personal adicional o incumplimiento de los tiempos de producción.

·         Rotación de personal que implica la pérdida de personal calificado, así también implica gasto de tiempo en selección, contratación y capacitación de este personal.

·         Satisfacción de trabajo.

Aspectos a tomar en cuenta:

-       Cualquier persona, sea cual fuese su nivel cultural y educacional, llega a una organización trazándose sus metas sociológicas, económicas y sociales.

-       Un sistema operativo tiene estrecha relación con las actitudes de los empleados, y la situación para producir un grado de motivación.

-       Al alterarse algunos de estos elementos, la variabilidad de la motivación se va a dar en disminución o aumento.

-       Los sistemas de comportamiento organizacional tienen que ser manejados por sus directores, por medio de modelos de comportamiento organizacional

Modelos de comportamiento organizacional

Se definen como un conjunto de actitudes y formas de dirección, para orientar la labor de los gerentes, los cuales marcarán un estilo de gestión administrativa en un lugar de trabajo. Los modelos son los siguientes:

Modelo Autocrático

-       Este modelo prevaleció durante la época de la revolución industrial.

-    La gerencia se orienta a una autoridad oficial, por lo que sabe lo que debe hacerse y los empleados deben seguir sus órdenes.

-       Los empleados deben ser presionados para hacer sus labores el lema es la gerencia es la que piensa ellos trabajan.

-       Se establecen controles rígidos con orientación a la obediencia semejante a la de un patrón y no a un gerente.

-       Como resultado en el empleado se crea dependencia psicológica al jefe.

-       Las necesidades que deben satisfacer los empleados son subsistencia para ellos y sus familias.

-       El empleado se caracteriza por su obediencia y por su dependencia hacia el jefe, ya que el empleado tiene necesidad del trabajo y sus necesidades son de subsistencia.

-       El gerente tendrá como resultados del desempeño algo mínimo y en consecuencia, un costo elevado en el aspecto humano.

Modelo Paternalista o de Custodia.

-       Surge a partir de la detención de los sentimientos de insatisfacción, inseguridad y frustración de los empleados frente al modelo autocrático.

-       Crea programas de bienestar social para los empleados, orientando sus acciones en la necesidad de dales seguridad.

-       La orientación del gerente es en sí al dinero y la dependencia del trabajador hacia la empresa, no al jefe como en el modelo anterior.

-       Se basa en la dependencia hacia los recursos económicos necesarios para ofrecer beneficios la orientación de la gerencia es hacia el dinero principal motivación del empleado

-       Los empleados que laboran en modelos de custodia viven con preocupación por sus retribuciones y prestaciones económicas.

-       Al recibir buen trato, tienden a mostrarse satisfechos y, por lo tanto, se mantienen leales a sus empresas.

-       La ventaja de utilizar el modelo de custodia es que brinda satisfacción y seguridad a los trabajadores.

-       Su desventaja es que, a pesar de las medidas económicas y de bienestar, no logra una motivación efectiva.

Ejemplo de este modelo: Si un empleado llega tarde a trabajar, la reacción más natural del jefe sería llamarle la atención e incluso amenazarlo, quitándole privilegios económicos o de otro tipo, provocando que el empleado se angustie por el miedo a perder algo, más que por el hecho de llegar tarde.

Modelo de Apoyo.

-       Este modelo depende en gran medida del liderazgo, ya que la gerencia genera un clima que beneficia a los empleados invitándolos a crecer y a alcanzar las metas propias

-       La orientación gerencial es el apoyo a los empleados, ya que tienen participación y se involucran en las tareas de la organización

-       El modelo de apoyo es eficaz, tanto para empleados como para administradores, ya que se beneficia de una aceptación generalizada.

Modelo Cooperativo, de Cogestión o Colegial.

-       Modelo aplicable en sociedades de alto nivel cultural y educativo.

-       El gerente se orienta a una participación en equipo.

-       El empleado tiene un gran sentido de la responsabilidad y de la autodisciplina.

-       Las necesidades básicas e intermedias han sido ya satisfechas en gran parte y pasan a las de autoactualización, ya que el nivel de responsabilidad y de calidad es de gran importancia.

-       Su resultado es un entusiasmo moderado entre los trabajadores, en el cual se encuentra inmerso el mismo director.

-       El director es visto como colega, líder y orientador del grupo.

-       Este modelo tiene lugar en espacios para el crecimiento intelectual y trabajo no programado.

-       Estimula la autorresponsabilidad por su compromiso grupal para llegar a una meta.

-       El objetivo es que los empleados experimenten el compañerismo, para que se sientan necesarios y útiles en la organización.

-       Las decisiones de las organizaciones basadas en el modelo colegial se toman través de una comunidad de personas y grupos cuyos papeles y especialidades quizá sean diferentes, pero comparten metas y objetivos comunes para la organización.

Modelo de la Teoría Z

-       Modelo híbrido.

-       No proporciona criterios útiles sobre cuándo utilizarlo.

-       Se centra en una filosofía humanística.  

-       Estimula el trabajo de equipo y la toma de decisiones por consenso.

-       Utilizado en la mayoría de empresas japonesas y en empresas gigantescas de países desarrollados.

3.3. Aprendizaje en las organizaciones. 3.4. Capacitación, entrenamiento y desarrollo de personal (plan de vida y carrera)

 

La capacitación de personal es un proceso estratégico que dota a los empleados de conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para mejorar su desempeño eficiente, adaptarse a nuevas tecnologías y aumentar la competitividad de la empresa. Incluye formación inicial, técnica, de seguridad y de desarrollo, crucial para retener talento y reducir errores operativos. Para ello, utiliza un sistema de entrenamiento.

 

El sistema de entrenamiento es un proceso educacional a corto plazo, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos, para adaptar al hombre a un cargo o función dentro de una organización, e implica la transmisión de conocimientos, ya sea información de la empresa, de sus productos, servicios, su organización, su política, etc., así como el desarrollo de habilidades, orientado a las tareas y operaciones que van a ejecutarse. Implica:

 

-       La transmisión de conocimientos: información de la empresa, sus productos y/o servicios, su organización, política, filosofía, valores.

-       El desarrollo de habilidades para el ejercicio de tareas y operaciones, que van a ejecutarse con relación al cargo que se obtendrá.

-       Desarrollo de actitudes positivas y favorables.

-       Aumento de la motivación y una actitud más amable entre compañeros y entre los jefes o supervisores con los empleados y viceversa.

-       Desarrollo de conceptos que eleve el nivel de conceptualización de ideas y filosofías, por medio de capacitación a los miembros, que lo requieran, en una organización.

 

Objetivos de un sistema de capacitación y entrenamiento:

 

-       Preparar al personal para la ejecución inmediata de diversas tareas en la organización.

-       Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo del personal.

-       Cambiar la actitud de las personas.

-       Crear un ambiente de trabajo más satisfactorio entre los empleados.

-       -Aumentar su motivación y hacerlos más receptivos, a las técnicas de supervisión y gerencia.

 

Elementos a tomar en cuenta, para la aplicación del sistema de capacitación y entrenamiento:

 

-       El proceso de capacitación y entrenamiento es responsabilidad de cada supervisor o gerente de área.

-       Se debe explicar, enseñar, acompañar y comunicar, para su correcto funcionamiento.

 

El ciclo de capacitación y entrenamiento tiene 4 fases:

-       La entrada: Se inicia el entrenamiento como tal de los individuos.

-       El procesamiento: Donde está involucrado el aprendizaje.

-       La salida: Donde el individuo ya está habilitado para realizar determinada labor.

-       El proceso de retroalimentación: Se recogen los resultados del proceso y se evalúan posibles fallas al igual que sus soluciones.

 

Fases del entrenamiento

-       Diagnóstico: Se estudia si los objetivos de la empresa fueron cumplidos a cabalidad o no, y si se puede o es necesario, implantar un sistema de entrenamiento.

-       Programación: Se establece qué se enseña, quién capacitará, cuándo, dónde y cómo se enseñará todo lo pertinente, para satisfacer las necesidades percibidas dentro del diagnóstico.

-       Ejecución: Fase del entrenamiento en donde el instructor transmitirá sus conocimientos de manera organizada a los aprendices.

-       Evaluación de resultados: Se determinará la eficiencia del entrenamiento, basada en estudiar si éste produjo las modificaciones deseadas, en el comportamiento de los empleados, demostrando si los resultados presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.

-       Conclusión: Dejar claro si sirvió el entrenamiento en la empresa, en los trabajadores y en las tareas u operaciones, para definir el rumbo hacia el cual debe esforzarse en ir la organización.

 

El plan de carrera como estrategia organizacional

Se define como una de las mejores estrategias, para atraer y retener el talento en las empresas, a través de crear un proyecto de formación individual de un trabajador, cuyo propósito es trazar el curso de su carrera y desarrollo profesional dentro de la organización. Este se ejecuta de manera conjunta con la empresa. Así, implica comprender qué conocimientos, habilidades, características personales y experiencia se requieren para que un empleado progrese laboralmente. En un reciente estudio de EdAssist, el 74 % de los empleados opina que los gerentes deben proporcionar capacitación para su desarrollo profesional. Asimismo, el 71 % dijo que los directivos deben identificar oportunidades de empleo y trayectorias profesionales. Por último, el 68 % expresó que los gerentes deben proporcionar mentores para el desarrollo de un plan de carrera.

"El desarrollo profesional y personal constituye una motivación para la mayoría de las personas. Por eso es importante incentivar espacios de entrenamiento técnico, capacitación gerencial y crecimiento personal en sus empleados", sostiene Doriana Faccini, directora de Human Dimensions International (HDI), firma especializada en consultoría organizacional.

La experta explica que los planes de carrera son estructurados con el fin de proveer a los colaboradores una ruta formal para su desarrollo. "Algunas organizaciones pueden crear planes para todas las personas o específicamente para altos potenciales, áreas o posiciones clave del negocio", afirma Faccini.

¿Cómo desarrollar un plan de carrera?

-       El empleado y/o empleador debe analizar, detenidamente, sus objetivos profesionales, habilidades, conocimiento, experiencia y cualidades.

-       Estudiando su trabajo deseado dentro de la organización.

-       Trazar un recorrido por las varias áreas y departamentos, con la ayuda de un supervisor o gerente y el personal de Recursos Humanos.

-       Evaluar cuál es el plan de carrera más probable, que le permitirá alcanzar su objetivo profesional.

-       Puede requerir movimientos laterales, transferencias departamentales y promociones de trabajo a lo largo del camino.

-       Desarrollo de habilidades, búsqueda de oportunidades de desarrollo y obtención de ciertas experiencias, a medida que progresa en su desarrollo profesional.

-       El asesoramiento de un supervisor o de un empleado, con más experiencia, será de gran ayuda.

¿Cómo apoyar la planificación y el desarrollo efectivo de un plan de carrera?

La organización apoya a los trabajadores en el desarrollo y el seguimiento de un plan de carrera al brindarles acceso a las siguientes oportunidades e información:

• Descripciones y especificaciones de trabajo.
• Competencias requeridas.
• Un proceso interno de solicitud de empleo receptivo.
• Acceso a empleados que realizan el trabajo actualmente.
• Clases de capacitación.
• Oportunidades de desarrollo en el trabajo.
• Aprendizaje por observación (job shadowing).
• Tutoría.
• Promociones.
• Transferencias o movimientos laterales.
• Entrenamiento por parte del supervisor (coaching).
• Un plan de sucesión formal.

Con acceso a estos procesos y sistemas, cualquier empleado debería tener la oportunidad de elaborar y seguir un plan de carrera. Esto repercutirá de manera positiva para la organización en la retención de talento y alineamiento de objetivos y estrategias.  

Fuentes:

MaRS (2014). "Career planning and development: Meeting business and employee needs".

Mundo empresarial (2017). "Un plan de carrera estructurado optimiza el valor del negocio".

Soto, Beatriz (2012). "La elaboración de un plan de carrera". Gestion.Org.

Heathfield, Susan (2016). "How Do I Make a Career Path Plan?". the balance.